Dein "Hitchhiker` s Guide" to powerful Planning Meetings
Was ist eigentlich ein Planning Meeting?
Das Planning Meeting gilt als der Beginn einer jeden Arbeitsphase. Dabei ist es im Prinzip unbedeutend auf welches Framework man sich bezieht. Plannings gibt es SCRUM, in Kanban, im klassischen Projektmanagement oder aber auch in Vertriebs- und Marketingeinheiten. In der agilen Arbeitswelt unterscheidet sich das Planning Meeting allerdings klar von klassischen Projektarbeiten, Denn im agilen Team ist das gesamte Team für die Inhalte und die Aufgaben des jeweiligen Zyklus größtenteils selbst verantwortlich. Immer vorausgesetzt, der Rahmen ist klar definiert. Und dem Team stehen Orientierungs-Eckpunkte zur Verfügung auf die sie hinarbeiten wollen.
Bei OKR ist das Event eingebettet in die 3 Zyklen des OKR-Frameworks. Orientierungsgeber sind hier die Vision und das MOAL. Beides solltest du immer parat haben, wenn du mir deinem Team oder gleich mit mehreren Unternehmensbereichen loslegen willst. Aber auch relevante Kennzahlen, wie KPI´ s, Halth-Metriken oder die lang und mittelfristige ökonomische Ausrichtung können hilfreich sein. Alles, was nützt, um den beteiligten Teams einen guten Rahmen für ihre Ideen und Initiativen zu liefern.
Ein Planning Meeting braucht eine klare Struktur, damit wirkungsvolle OKR-Sets entstehen können. Auch wenn es keinen perfekten Ablauf geben wird, da Teams manches Mal ein hohes Maß an Flexibilität brauchen. Dennoch haben wir in den letzten Jahren gute Erfahrungen mit einer Struktur gemacht, die dir als grober Rahmen nützlich sein kann. Die folgenden 5 Schritte sollen dich dabei unterstützen zielführende OKR-Sets im Team zu entwickeln.
Das ein Planning Meeting nicht einfach so erfolgreich sein wird, versteht sich von selbst. Auch wenn Teams nicht selten viel Erfahrung haben und über entsprechende agile Reife verfügen, ist der Ablauf eines solchen Events oftmals nicht ohne Hürden. Ein erfahrener OKR-Facilitator kann hier sicherlich für den nötigen Fokus sorgen.
Brainstorming - Ideensammlung
Ideen zusammentragen, Prioritäten finden, Themen sammeln
Die erste Phase des Planning Meeting bezieht sich auf das Sammeln und zusammenführen von Ideen, die du in deinem Team als zielführend mit Blick auf MOAL und Vision ansiehst.
- offenes Brainstorming aller Ideen und Themen im gesamten Team.
- Vorstellen, Diskutieren und Cluster bilden der jeweiligen Themenbereiche, um Gemeinsamkeiten zu identifizieren.
- Überschriften zu den Clustern formulieren, die den Mehrwert des Themenfeldes erkennbar machen.
Ziel ist es, eine Vielzahl an Möglichkeiten zu identifizieren und erste Gedanken hinsichtlich machbarer Zielsetzungen zu diskutieren.
Kundenperspektive einnehmen
Was wir tun, ist immer auf eine Zielgruppe ausgelegt. Ob intern oder extern.
OKR denkt in Outcome. Und Outcome bedeutet:
"Eine nachhaltige Veränderung im Verhalten unserer Zielgruppe durch unsere Handlungen, die bestenfalls zu einem wirtschaftlichen Ergebnis führt."
Und auch intern gerichtete OKRs können einen Impact auf den Kunden haben. Deshalb heißt es in Phase 2: Macht euch Gedanken darüber, wer, im Einzelfall, eure Zielgruppe ist und welchen Zielzustand ihr bei dieser seht.
Objectives formulieren
Was ist unsere Vorstellung davon, wie sich die Welt unserer Zielgruppe am Ende des Zyklus verändert haben könnte? Wie werden wir dann wahrgenommen?
Die Formulierung eines oder mehrerer Objectives stellt die erste große Hürde im Planning Meeting dar. Einfach deshalb, weil sich viele Mythen um das Objective ranken. Wir empfehlen dies mit folgenden Leitfragen zu flankieren:
- Ist das Objective zukunftsorientiert?
- Entsteht durch unser Handeln ein Outcome auf Zielgruppen-Seite? Und welcher ist das?
- Weißt das Objective auf eine entstehende Qualität hin?
- Ist das Objective für uns motivierend?
Bei der Objective-Formulierung gibt es keine klaren Vorgaben, hilfreich ist es aber, sich an einer Formulierungshilfe zu orientieren, die Kund:in, Mehrwert und Zukunftszustand beinhaltet.
Key Results ableiten
Key Results machen unser Handeln erst messbar. Woran werden wir also merken, ob wir unseren gewünschten Zielzustand erreicht haben?
Kennzahlen sollen uns helfen, eine Handlung greifbar und begreifbar zu machen. Im Gegensatz zu klassischen KPI´ s aber gehen Kea Results auch wieder vom einem Sichtbarmachen des Outcome aus. Was im Umkehrschluss nicht bedeutet, dass normale Kennzeichen hier keinen Platz finden. Stellt euch immer die Frage, woran ihr erkennen könnt, dass euer Objective in die richtige Richtung steuert. Ein Key Result kann unterschiedliche Nennwerte enthalten.
- Welche Messgröße lässt Rückschlüsse auf die Wirkung seitens unserer Zielgruppe zu?
- Woran lässt sich nachvollziehen, ob unsere Idee einen Mehrwert stiftet?
- Welche anderen, noch nicht vorhandenen Kriterien lassen erkennen, wie Kund:innen unser Handeln wahrnehmen?
Aber Achtung: Key Results sind keine Ablaufdiagramme. Sie sollten nicht voneinander abhängig sein. Sie sollten auch keine aufeinanderfolgenden Projekt-Stati abbilden. Sie können nebeneinander bestehen und sind damit unabhängig voneinander.
Initiativen festlegen
Ins Handeln kommen. Klarheit über die nächsten Schritte erlangen. Aufgaben verteilen.
Im klassischen Projektmanagement werden meist Aufgabenlisten und Meilensteine definiert, die klar und eindeutig den Ablauf des Projektes und der damit verbundene Projektplan betiteln. Bei OKR heisst es jetzt, sich über entsprechende Initiativen im Klaren zu sein. Manchmal ist die Initiative lediglich der Ausgangspunkt für die nächsten Schritte und manchmal steckt hier der eigentliche Arbeitsauftrag dahinter. Deine Teams sollten sich aber dennoch am Ende des Planning Meetings darüber im Klaren sein, dass es nicht darum geht ein schönes Set an Zielbildern zu definieren. Es geht auch darum, ins Tun zu kommen. Und das so konkret wie möglich.
Denn am Ende zählt nur die Umsetzung.
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Sicherlich. Inzwischen sind wir es gewohnt in digitalen Welten zu arbeiten. Und ehrlich: das kann funktionieren.
Aber um ehrlich zu sein, stellen wir immer wieder fest, wie wenig Fokus auf dem Event liegt, wenn das Team auf der ganzen Welt verstreut vor dem Rechner sitzt. Da ist man dann schnell mal mit anderen Dingen beschäftigt. Bei aller Liebe zu kollaborativen Tools wie Zoom, Miro, Mural oder Teams empfiehlt es sich dennoch, zunächst einmal auf persönliche Treffen vor Ort zu setzen. Damit das funktioniert, hier noch ein paar Tipps:
Sorge für eine passende Atmosphäre
Es arbeitet sich einfach besser, wenn der Raum stimmt. Planning Meetings gehören, unserer Meinung nach nicht an den Konferenztisch. Wenn du die Möglichkeit dazu hast, schaffe Kreativ-Räume. Davon gibt es genug. Ob im eigenen Unternehmen oder in einem guten Co-Working Space.
Sorge für eine passende Stimmung
Klingt komisch. Wir machen es trotzdem. Ob zu Beginn, während der Pausen oder in den Arbeitsphasen. In unseren Planning Events läuft immer Musik. Dann kann dein Team schön im kreativen Flow mitschwingen.
Nimm dir Zeit
Rom wurde auch nicht an einem Tag erbaut. Ein OKR Planning ist ebenfalls kein schnelles Meeting, was mal eben so zwischendurch stattfinden kann. Um wirklich gute OKR-Sets zu entwickeln, braucht es auch mal 4-5 Stunden. Am Ende soll ja auch was wirkungsvolles entstehen.
Aber: Timeboxen ist trotzdem angesagt.
Und trotz aller zeitlichen Flexibilität. Sorge immer für Timeboxen. Die Erfahrung zeigt einfach: Je mehr Zeit, desto schwammiger die Ergebnisse. Denn wir fangen einfach an unsere Ideen zu hinterfragen, noch eine Facette hinzuzufügen. Und Schwupps... hast du Evergreens, die nicht viel bringen.
Sorge für Transparenz und Vernetzung
Bringe Menschen zusammen. Lege Plannings auf den gleichen Tag und in den gleichen Raum. OKR lebt von Transparenz und Vernetzung und Vielseitigkeit. Je enger die Teams aneinander liegen, desto mehr Alignment kannst du erzielen.
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