Dein "Hitchhiker´ s Guide" to Delegation
Durch richtiges Delegieren Verantwortung übertragen.
Was bedeutet eigentlich Delegieren? Ist es das Übertragen von Aufgaben von einer Führungskraft an Mitarbeitende? Die klare Ansage, die Anforderung dessen, was zu erledigen ist? Oder bedeutet Delegieren die Übertragung von Verantwortung?
Im klassisch-geprägten Unternehmenskontext ist die Frage leicht zu beantworten: Chef sagt, Angestellter macht.
Aber wie sieht es aus in der agilen, selbstorganisierten Welt, in der Entscheidungen auf Team-Mitglieder übertragen werden und in der Verantwortung und die Übernahme derer so relevant für den Erfolg der Unternehmen ist? Hier sieht es anders aus. Denn Teams müssen und wollen die Verantwortlichkeit selbst übernehmen, selbst entscheiden und eigenständig ins Handeln kommen, um Wirkung zu schaffen. Hier hilft die Delegation Matrix.
Die 7 Stufen der Delegation Matrix
Die Delegation Matrix unterscheidet nicht stumpf nach absolutem Vertrauen und totaler Kontrolle, sondern liefert uns stattdessen einen smarten Übergang von Command & Control zur Verantwortungsübernahme durch den jeweiligen Mitarbeiter / die jeweilige Mitarbeiterin oder das Team.
Abhängig vom Reifegrad der Beteiligten kann so entschieden werden, welche Verantwortung wo verortet ist und wer konkret die Entscheidung innehält, bzw. für die Umsetzung verantwortlich ist.
Die Delegation Matrix geht darum von 7 Stufen aus, die aufeinander aufbauen und den Übergang zur Selbstorganisation gestalten.
Stufe 1:
Verkünden!
Auf der ersten Stufe des Delegation Matrix ist die Führungskraft allein für die Entscheidung verantwortlich. Sie entscheidet und teilt im Nachgang die Entscheidung dem Team mit, ohne dabei die Teammitglieder vorher zu konsultieren.
Stufe 2:
Verkaufen!
Die Führungskraft hat immer noch die Entscheidungsgewalt, wird aber das Team mit Argumenten und Fakten von der Entscheidung überzeugen. Das Thema wird also förmlich dem Mitarbeitenden gegenüber verkauft.
Stufe 3:
Befragen!
In Stufe 3 der Delegation Matrix sind Hinweise und Wissen des Teams bereits ein Entscheidungskriterium. Zwar liegt die Verantwortung immer noch bei der Führungskraft, doch das Team kann hier schon Einfluss nehmen und Hinweise geben.
Stufe 4:
Einigen!
In Stufe 4 sprechen wir von einer gemeinsam herbeigeführten Entscheidung im Sinne eines Konsens. Die Entscheidung wird also ausdiskutiert und Argumente gegeneinander aufgewogen. Das Team ist somit bereits in den Entscheidungsprozess involviert.
Stufe 5:
Beraten!
Ab jetzt wechseln die Rollenbilder. In Stufe 5 der Delegation Matrix ist es nicht mehr die Führungskraft, die den Hebel in der Hand hält. Sie wird sich vielmehr von den Teammitgliedern beraten lassen, wissend, dass die Kompetenz zur Entscheidungsfindung im Team liegt.
Stufe 6:
Erkundigen!
Die Entscheidungskompetenz obliegt dem Team. Die Führung vertraut und hat die Entscheidung größtenteils abgegeben. Dennoch wird sie auch hier noch eine Rolle spielen, denn sie wird sich erkundigen, was von wem entschieden wurde.
Stufe 7:
Delegieren!
Erst jetzt hat das Team die volle Verantwortung für die Entscheidung. Denn auf Stufe 7 setzt die Führung uneingeschränktes Vertrauen in die Mitarbeitenden und überlässt es ihnen eigenverantwortlich zu handeln.
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Schonmal Delegation Poker gespielt?
Wie funktioniert das agile Pokern um die Delegation Matrix?
Selbstorganisation kann man nicht erzwingen. Aber als Führungskraft kannst du dich mit deinem Team gemeinsam auf Vorgehensweisen einigen. Dies geht ganz einfach und spielerisch mit dem Delegation Poker. Dazu trefft ihr euch zu einem Workshop und definiert zunächst Rahmenbedingungen und Entscheidungen, für die ihr eine gültige Vorgehensweise abstimmen wollt. Alle Workshop-Teilnehmenden erhalten ein persönliches Set an Delegation-Poker-Karten.
Hilfreich ist eine Visualisierung der Delegation Matrix oder einfach eine Liste sein, in die ihr gemeinsam alle Entscheidungen eintragt, für es einen definierten Entscheidungsrahmen braucht. Dann fangt ihr an die Liste "abzupokern":
- Die fällige Aufgabe wird vom Themengeber vorgestellt und notwendige Fragen werden geklärt.
- Alle Anwesenden entscheiden sich, auf welcher Stufe sie die Aufgabe sehen und legen ihre Poker-Karte verdeckt auf den Tisch.
- Dann kommt der große Moment: Alle decken gleichzeitig ihr Poker-Karte auf.
- Bei relativer Einigkeit, könnt ihr einen Haken hinter die Aufgabe machen und sie einer Delegation-Stufe eindeutig zuweisen. Entscheidung gefällt.
- Bei Uneinigkeit bittet der Moderator / die Moderatorin diejenigen zu Wort, deren Abweichungen am höchsten sind. Hierbei geht es nicht um eine Diskussion. Es werden lediglich die Argumente benannt, die zur Auswahl der Karte geführt haben.
- Wenn alle Argumente benannt sind, pokert ihr die Aufgabe nochmal, solange bis Einigkeit erzielt ist.
Das Gute an dieser Art der Einigung: Es werden alle Meinungen gehört. Alle müssen sich positionieren und keine Stimme bleibt stumm. Am Ende habt ihr eine Liste und Klarheit darüber, wie mit einzelnen Entscheidungen umgegangen wird. Commitment garantiert.
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Wir bleiben dran
Den Fokus setzen. Immer auf Kurs sein. Nie aufgeben. Das ist unsere Haltung. Auch wenns mal nicht so klappen will. Wir setzen auf ein effektives Miteinander.
Wir können digital
Wir haben die Expertise, auch im digitalen Orbit. Denn auch in vernetzten Teams müssen Entscheidungen her. Vielleicht sogar noch eher als im Büro.
Wie machen euch fit
Verantwortung allein reicht nicht aus. Es müssen auch Kompetenzen her. Sowohl auf Führungs-Ebene, wie auch im Team.
„Lasst uns das Undenkbare denken, lasst uns das Unmögliche tun.“ Bereiten wir uns darauf vor, uns mit dem Unaussprechlichen selbst auseinanderzusetzen und zu sehen, ob wir es vielleicht doch schaffen.“
Douglas Adams // Autor "Dirk Gentlys holistische Detektei"
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