Selbstorganisation

Was es bedeutet und wie du Selbstorganisation im Unternehmen unterstützen kannst.

Dein "Hitchhiker´s Guide" to
self-organisation

Eine kurze Geschichte zu Selbstorganisation

"Anna ist 42 Jahre alt. Seit knapp 2 Jahren arbeitet sie mit Begeisterung als Finanz-Controllerin in einem mittelständigen Entsorgungsbetrieb in NRW. Die Arbeit macht ihr Spaß, die Herausforderungen verlangen von ihr, dass sie auch mal über den Tellerrand schauen muss und die Kollegen sind ein echtes Team, das zusammenhält. Jeden Monat, etwa zwischen dem 27. und dem 08. des Folgemonats heisst es Gas geben und den Abschluss vorbereiten, damit die Führungsetage über die aktuellen Zahlen und Ergebnisse informiert ist. In diesem Zeitraum sind alle Kolleg:innen immer auf Kurs und keine:r nimmt sich frei. Doch diese Jahr gibt es etwas Besonderes:

Anna und ihr Verlobter Michael möchten heiraten. Und das zu allem Überfluss am 01. Februar, denn dieser Tag weckt in beiden eine wundervolle Erinnerung, haben sie sich doch genau vor 5 Jahren durch Zufall kennengelernt. Alles ist vorbereitet, das Aufgebot bestellt und die Gäste eingeladen. Und gleich nach der Hochzeit soll es in die Flitterwochen gehen. Anna glaubt fest daran, dass eine solche Situation in Bezug auf die Urlaubsplanung kein Problem sein sollte.

Aber sie ist nicht untätig. Sie organisiert, bitte Kollegen um Unterstützung, plant alles akribisch durch, arbeitet vor und ist sich zu 100% Sicherheit, dass es kein Problem geben wird, diese eine Ausnahme in ihrem Betrieb durchzusetzen. Am Stichtag, als es um die Urlaubsplanung für das kommende Jahr geht, ist sie bereit, ihren Vertretungsplan zu präsentieren und freut sich auf die Glückwünsche und die Unterstützung des Teams und der Teamleitung.

Doch es kommt anders: Wutentbrannt teilt ihr die Teamleitung eine Entscheidung mit: "Urlaub im Monatsabschluss gibt es hier nicht. Und das weisst du ganz genau. Hättest du dir vorher Gedanken machen können!"

Anna ist am Boden zerstört und überdies auch noch ziemlich demotiviert, würde am besten alles hinschmeissen und sich einen neuen Job suchen. Aber das geht gerade nicht. Also setzt sie sich mit Michael hin und ändert die Hochzeitsplanung. Glücklicherweise haben die beiden das Event so geplant, dass eine Umbuchung ohne große Kosten möglich ist.

Doch es kommt noch schlimmer: Als Anna am 27. Januar ins Büro kommt, erfährt sie ganz nebenbei, dass ihre Teamleitung in den kommenden Tagen Urlaub genommen hat. Es hätte eine private Angelegenheit gegeben, die kurzfristig ihrer Aufmerksamkeit bedürfe."

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Wieviel Selbstorganisation ist drin...?

Wo Selbstorganisation drauf steht, ist noch lange keine Selbstorganisation drin.

Anna´s Erlebnisse sind keine Seltenheit in vielen Unternehmen. Und auch Anna´s Verhalten ist heute ganz normal. Denn wir Menschen sehen uns mehr und mehr nach Autonomie beim Arbeiten. Mitarbeitende möchten selbst entscheiden können und sind auch dazu in der Lage. Und sie sind dazu bereit Verantwortung für ihr Handeln zu übernehmen. Selbstorganisiert und dem Vertrauen der Führung darauf, dass alles, was entschieden wird, dem Wohl der Organisation zu Gute kommt. Autonomie ist neben Purpose und Mastery ein wesentlicher Pfeiler für intrinsische Motivation. Hierzu verweisen wir gerne auf Daniel Pink´s Ausführungen zu Motivation in seinem Buch "Drive", welches 2010 im Ecowing Verlag auf deutsch erschienen ist.

Als Führungskraft kannst du ganz unterschiedlich handeln. Manchmal erfordert es, dass du deine Entscheidung durchsetzt und manchmal kann auch dein Team selbst entscheiden.

Selbstorganisation kennt 7 Stufen, nach denen du mehr und mehr Verantwortung an dein Team übergibst und mehr und mehr auf die Kompetenzen und Fähigkeiten aller vertraust. Diese sind:

Stufe 1: "Ich sage es ihnen."

Manches mal gibt es Situationen, in denen du deinem Team eine "Ansage" machen musst. Oder eine Entscheidung, die an dich herangetragen wurde letztlich weiterkommunizierst. Auf dieser Stufe bist du als Führungskraft im Lead.

Stufe 2: "Ich verkaufe es ihnen."

Auch auf dieser Stufe hast die Führung den Hut auf. Der einzige Unterschied zu Stufe ist, dass es nicht darum geht eine Entscheidung zu kommunizieren, sondern darum, sie zu argumentieren.

Stufe 3: "Ich befrage mein Team."

Ja, auch hier wird es kaum einen Weg an der Führungsentscheidung vorbei geben. Aber wenigstens werden Meinungen und Einwände des Teams gehört und ggf. wird auch die Vorgabe ein wenig modifiziert.

Stufe 4: "Wir einigen uns auf eine gemeinsame Lösung."

Es geht auch im Konsens. Einfacher Entscheidungen um setzen, dafür hilft eine gemeinsame Herangehensweise zu der alle Beteiligten ihre Meinung sagen konnten und ein Weg gewählt wird, der für alle ok ist.

Stufe 5: "Ich stehe ihnen als Berater zur Verfügung."

Erst jetzt geht die Entscheidungskompetenz auf das Team über. Denn die Führungskraft tritt zurück. Als eine Person mit viel Erfahrung und dem entsprechenden Background kannst du dein Team bei der Entscheidung unterstützen.

Stufe 6: "Ich frage nach."

Eigentlich vertraut die Führung dem Team voll und ganz. Doch manches mal möchte man vielleicht wissen, welche Entscheidung die Kolleg:innen gefällt haben und welche Tragweite sie haben kann.

Stufe 7: "Ich gebe die Verantwortung ohne Wenn und Aber ab."

Wenn das Vertrauen und die Kompetenzen im Team gesichert ist, dann kann eine Entscheidung auch dem Team überlassen werden. Dann braucht es keine Kontrolle und kein Nachfassen mehr.

Schonmal Delegation Poker gespielt?

Wie funktioniert das agile Pokern um mehr Selbstorganisation?

Selbstorganisation kann man nicht erzwingen. Aber als Führungskraft kannst du dich mit deinem Team gemeinsam auf Vorgehensweisen einigen. Dies geht ganz einfach und spielerisch mit dem Delegation Poker. Dazu trefft ihr euch zu einem Workshop und definiert zunächst Rahmenbedingungen und Entscheidungen, für die ihr eine gültige Vorgehensweise abstimmen wollt. Alle Workshop-Teilnehmenden erhalten ein persönliches Set an Delegation-Poker-Karten.

Hilfreich könnte eine Visualisierung oder eine Liste sein, in die ihr gemeinsam alle Entscheidungen eintragt, für es einen definierten Entscheidungsrahmen braucht. Dann fangt ihr an die Liste "abzupokern":

Die fällige Aufgabe wird vom Themengeber vorgestellt und notwendige Fragen werden geklärt.
Alle Anwesenden entscheiden sich, auf welcher Stufe sie die Aufgabe sehen und legen ihre Poker-Karte verdeckt auf den Tisch.
Dann kommt der große Moment: Alle decken gleichzeitig ihr Poker-Karte auf.
Bei relativer Einigkeit, könnt ihr einen Haken hinter die Aufgabe machen und sie einer Delegation-Stufe eindeutig zuweisen. Entscheidung gefällt.
Bei Uneinigkeit bittet der Moderator / die Moderatorin diejenigen zu Wort, deren Abweichungen am höchsten sind. Hierbei geht es nicht um eine Diskussion. Es werden lediglich die Argumente benannt, die zur Auswahl der Karte geführt haben.
Wenn alle Argumente benannt sind, pokert ihr die Aufgabe nochmal, solange bis Einigkeit erzielt ist.

Das Gute an dieser Art der Einigung: Es werden alle Meinungen gehört. Alle müssen sich positionieren und keine Stimme bleibt stumm. Am Ende habt ihr eine Liste und Klarheit darüber, wie mit einzelnen Entscheidungen umgegangen wird. Commitment garantiert.

Was dann entsteht?

Je nach dem, wieviel Vertrauen seitens der Führung da ist und sich die Teams der Verantwortung bewusst sind, entsteht Selbstorganisation auf unterschiedlichen Ebenen.

Vom rein fachlichen Horizont bis hin zu Budget- und Gehaltsrahmen ist grundsätzlich alles möglich.

Team 1.0

Das Team ist fachlich selbstorganisiert.

Team 2.0

Das Team entscheidet über seine Ziele selbst.

Team 3.0

das Team kümmert sich selbst ums Personal

Team 4.0

Das Team entscheidet völlig autonom

Mehr zum Thema Selbstorganisation und wie du diese fördern kannst, erfährst du in unserer zertifizierten Ausbildung zum "agile Transformation Master." Alle Infos zur Ausbildung und den nächsten Termin findest du hier.

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