Agile Meetings strukturieren mit der Meeting-Canvas

Wie du den roten Faden in deinen Meetings behalten kannst und effektvolle Besprechungen gestaltest.

Dein "Hitchhiker´s Guide" to
Agile Meetings

Agile Meetings

Zeitfresser oder Effektivitäts-Booster

Der erste Leitsatz des agilen Manifest lautet: "Individuen und Interaktionen sind wichtiger als Prozesse und Werkzeuge"

Doch was, wenn dieses Paradigma überfrachtet wird? Spätestens seit der Corona Pandemie und immer mehr Home-Office drängt sich der Eindruck auf, dass die Organisation sich mehr und mehr in endlosen Besprechungen und Diskussionen verstrickt. Um den Kontakt unter den Unternehmensmitgliedern zu halten, Informationen zu teilen oder immerwährende Planungs- und Synchronisationstreffen zu veranstalten. Oder treffen wir uns des Meetings wegen? Weil uns jemand gesagt hat, dass Kommunikation das A und O der agilen Organisation ist?

Muss das wirklich sein? Braucht es diesen Meeting Overload? Wir sagen Nein, denn agile Meetings sind:

Anlassbezogen

Fokussiert

Timeboxed

Moderiert

Grundlagen gelingender agiler Meetings

Meetings sind wichtig. Keine Frage. Denn sie dienen der agilen Organisation dazu, Informationen präsent zu machen, Diskussionen und Abstimmungen am Laufen zu halten und vor allem Entscheidungen zu treffen, die für das Projekt, die Entwicklung oder das Tagesgeschäft wesentlich sind. Doch im ersten Schritt sollten wir uns zunächst einmal Gedanken machen, ob es den Termin wirklich braucht. Müssen wir tatsächlich unendliche Arbeitsstunden binden? Oder kann das Thema auch im Vieraugengespräch erledigt werden? Müssen wirklich alle Personen anwesend sein, oder genügt es, den Teilnehmendenkreis zu beschränken? Was wollen wir entscheiden und welches Ergebnis soll das Meeting mit sich bringen? Wer spielt im Event eine Rolle und welche Aufgabenverteilung braucht es für eine effektive Veranstaltung? Wer spricht wann und wie lassen sich Beiträge in die Agenda einflechten?

Die 9 wesentlichen Störer für Meetings

Störungen haben Vorrang, so sagt man. Und das ist auch richtig. Was aber, wenn wir gewisse Störfaktoren schon vorab im Auge haben können und diese durch eine gute Vorbereitung und Moderation so gering wie möglich halten? Ein Blick auf die typischen Störer einer Besprechung kann schon viele Erkenntnisse nach sich ziehen.

falscher Teilnehmerkreis

Die falschen Menschen in ein Meeting einladen oder eine Einladung in einen E-Mailverteiler schicken.

Kein Bezug zum Thema

Das Thema ist nicht für alle Anwesenden wichtig oder einzelne Teilnehmer sehen sich nicht in Verantwortung.

INformation-Overload

Informationen werden wieder und wieder geteilt. Schlimmstenfalls werden Powerpoints vorgelesen.

keine Agenda

Die Teilnehmenden sind nicht über die wichtigen Punkte des Termins informiert.

unklare Rollenverteilung

Aufgaben innerhalb des Meetings sind nicht klar definiert oder erst gar nicht kommuniziert.

Keine Struktur

Themen sind nicht aufeinanderfolgend. Das Meeting hat keinen roten Faden. Oder folgt keiner logischen Struktur.

keine Entscheidung

Das Meeting wird ohne Entscheidungsnotwendigkeit veranstaltet. Es gibt keinen Outcome.

keine moderation

Im Termin hat keine Person den Hut auf. Es sorgt niemand für passende Interaktionen oder Ergebnissicherung

keine relevanz

Das Thema ist gerade nicht wichtig für den Erfolg eines Projekts oder einer Entwicklung.

Die Canvas für agile Meetings

Agile Meetings leben von Struktur, Fokus und Moderation. Wir empfehlen dafür die Meeting Canvas, die auf einen Blick visualisiert, was für die Besprechung relevant ist und welche wesentlichen Punkte du im Auge behalten solltest. Hierbei ist es vor allem wichtig, dass du dir als Moderator:in schon im Vorfeld Gedanken zum Event machst. Für dich einen roten Faden entwickelst. Klarheit darüber hast, wer wann wie und wo zum Einsatz kommt und welche Interventionen du für dein agiles Meeting einplanst. Eine gute Vorbereitung ist der erste Schritt zum effektiven agilen Meeting.

Die folgenden Punkte sollen dir dabei helfen:

1. Was ist das Ziel des Meetings?

Definiere für dich eine klare Mission für die Veranstaltung. Mach Dir klar, was mindestens bei der Besprechung rauskommen soll und welches Ergebnis du dir wünschst. Dieses Ziel kannst du gleich in der Einladung kommunizieren.

2. Der passende Teilnehmerkreis

Wen möchtest du in deiner Besprechung dabeihaben? Wer kann einen Beitrag zum Thema leisten und wie kannst du die entsprechende Person involvieren? Setze also den Fokus auf diejenigen, die wichtig für den Termin sind.

3. Welche Rollenverteilung braucht es?

Agile Meetings leben von Beteiligung. Oftmals macht es Sinn, die Verantwortung auf viele Köpfe zu verteilen. Denke darüber nach, welche Mikrorollen für dein Meeting sinnvoll sind. Braucht es diesmal einen Zeitwächter, einen Störungs-Spürhund, eine Kundenwächterin oder Gruppenbegleiter?

4. Wie wirst du technisch ausgestattet sein?

In virtuellen Meetings können Kollaborationstools wirkungsvoll sein. Darf es diesmal ein Miro-Board sein oder genügt das Whiteboard in MS-Teams? Machen Umfragen über Mentimeter vielleicht Sinn? Und im echten Leben? Flipcharts, Metaplanwände, Sticky Notes und Textmarker?

5. Die passende Einladung verschickt?

Deine Einladung darf die Relevanz des Meetings klarmachen. Aber nicht nur das. Hier kannst du den Purpose der Veranstaltung kommunizieren, eine Agenda bereitstellen und sogar Timeslots klären. Es schadet nichts, bestimmte Inhalte zeitlich passgenau zu planen und dies auch mitzuteilen.

6. Braucht es einen Folgetermin?

Auch das kannst du schon vorab für dich klären. Wird die Veranstaltung einmalig durchgeführt, weil dies gerade nötig ist oder willst du Entscheidungen herbeiführen, die nachverfolgt werden wollen. Plane doch gleich ein Follow Up.

7. Wie wirst du das Meeting strukturieren?

Was folgt auf was? Und welche Beiträge gehören in welche logische Reihenfolge. Das ergibt sich bereits aus der Agenda. Und jetzt wirst du kleinteiliger. Mach Dir genau Gedanken darüber, wie die Struktur im Meeting aussehen soll und wann du wieviel Zeit für welche Elemente einplanen willst.

8. Welche Interaktionen führen dich zum Ziel?

Nur Zuhören hat noch keinem Meeting geholfen. Das Salz in der Besprechungs-Suppe sind die Interaktionen und Interventionen. Denke darüber nach, welche Aufgaben du wie bearbeiten möchtest. Und wenn du keine Idee hast, wie, dann schau doch mal bei "Liberating Structures" vorbei.

Bist du bereit für agile Meetings?

Melde Dich bei uns für ein unverbindliches Angebot.

Kontakt

AGILE MEETINGS mit Planetagile.

Wir setzen Trends

Unser agilen Meetings sind nicht 08/15 sondern kreativ, bunt, laut und einzigartig. Denn wir haben Lust darauf deine Meetings neu zu gestalten.

Wir lieben Meetings

Wenn Meetings Effekte bringen, sind wir dabei. Wir glauben an den Mehrwert agiler Meetings und unterstützen dich dabei, den Meeting-Way zu gehen. Mit Erfolg.

Wir machen fit

Wir glauben an die Kraft der Moderation. Und unterstützen dich dabei. Mit uns entwickelst du deinen Meeting-Standard, so wie er zu dir passt.

”

"Am Anfang wurde das Universum erschaffen. Das verärgerte eine Menge Leute sehr, und es ist weithin als ein schlechter Zug betrachtet worden."

Douglas Adams // Autor "The Hitchhikers Guide to the Galaxy"

Startklar?

Melde Dich!