Retrospektive

Warum die Retrospektive das Salz in der agilen Suppe ist und wie sie durchgeführt werden.

Dein "Hitchhiker´s Guide" to
retrospective meetings

Was sind Retrospektiven?

"Sorge für regelmässige Reflexion, um die Zusammenarbeit stetig zu verbessern." So lautet ein Leitsatz in den 12 agilen Prinzipien, wie sie im agilen Manifest dargestellt sind. Und das bedeutet, dass sich ein agiles Team immer wieder die zeit nimmt, über die gemeinsame Arbeit nachzudenken und Erkenntnisse in das weitere Handeln einfliessen lässt.

Die Retrospektive (kurz Retro) ist ein Regelmeeting, ein wiederkehrendes Treffen. Fester Bestandteil eines jeden iterativen Prozesses. Sie sorgt für den nötigen Rückblick und für den wichtigen Grundsatz der kontinuierlichen Verbesserung. Denn nur ein lernendes Team kann sich langfristig zu einem "high performing Team" entwickeln.

Und Retros sind wichtig. Fast schon sind sie das wichtigste Meeting in der agilen Arbeitswelt. In der Retro schauen Teams auf Kommunikation und Kollaboration - unabdingbare Elemente eines jeden agilen Frameworks, wie SCRUM, OKR, Kanban oder Design Thinking.

Wie laufen agile Retrospektiven ab?

5 Phasen für maximale Effektivität.

Eine agile Retrospektive läuft nach einem Fahrplan ab, welcher Sinn macht.

Phase 1: Der Check-In oder emotionales Ankommen

Ohne Check-In geht es nicht. Denn kein einziger Teilnehmender in einer Retro betritt den Meeting-Raum ohne dabei Gedanken, Gefühle oder laufende Themen im Kopf zu haben. Um so wichtiger ist es, dass alle Anwesenden auch wirklich anwesend sind. Mit allem, was jetzt wichtig ist. Es geht im Check-In nicht darum, irgendwelche Spiele zu spielen, sondern dafür Sorge zu tragen, dass die Aufmerksamkeit auf dem ist, was jetzt zählt. Dass Gedanken und Herausforderungen erstmal auf den innerlichen Aktenstapel gelegt werden können und wir uns auf die Retrospektive konzentrieren können.

Phase 2: Gather Data - erkunden der Vergangenheit

Ob nun mit einem Segelboot oder einem Heissluftballon. Die Reise in der Retrospektive beginnt mit dem Rückblick. Was ist dem Team in der Vergangenheit gut gelungen, wenn auf Kommunikation und Zusammenarbeit geschaut wird? Was war nicht so optimal? Und was könnte für das Team ein echtes Risiko darstellen, eine Bedrohung mit schwerwiegenden Folgen? Fragen, die es zu beantworten gilt, wenn wir lernen und uns weiterentwickeln wollen.

Phase 3: Generate Insights - Erkenntnisse ziehen und lernen

Mit dem Themensammeln ist es nicht genug. Wir wollen nicht nur wissen, was uns behindert hat. Wir wollen auch verstehen, warum uns explizite Herausforderungen in unserer Zusammenarbeit im Weg stehen. Und wir wollen Learnings daraus ziehen, die uns weiterbringen. In der Retro geht es um Erkennen und Verbessern. Nicht um das Niederschreiben von Fehlern und Unzulänglichkeiten. Agile Teams wollen wissen, warum etwas so war, wie es war. Denn nur dann können Lösungen entstehen.

Phase 4: Decide what to do - Entscheidungen treffen im Fokus

Weniger ist mehr. Ein Grundsatz, der bei der agilen Retrospektive mehr als nur wichtig ist. Hast du jemals versucht, gleichzeitig eine Vielzahl von Verhaltensmustern zu verändern? Oder dir eine lange Liste an guten Vorsätzen gemacht, die du jetzt angehen wolltest? Wieviel Erfolg hattest du damit? In der Retrospektive setzt sich das agile Team einen klaren Fokus. Wir entscheiden uns für ein paar wenige Verbesserungen in Bezug auf unsere Zusammenarbeit und vereinbaren, Indianer-Ehrenwort, dass wir uns auf diese konzentrieren. Um dann in der nächsten Retrospektive zu reflektieren, wie erfolgreich wir damit waren.

Phase 5: Check-out - mit einem guten Gefühl auseinander gehen

Mancher Rückblick verläuft hitzig und emotional. Genau darin liegt die Kraft des Meetings. Und doch will keine:r aus dem Event zurück zur Arbeit gehen, mit Themen und Konflikten, dir nachbrennen. Der Check-Out verfolgt den Ansatz, einmal abzuschließen, die Diskussion mit einem guten Gefühl zu beenden. Um wieder, gestärkt und motiviert zu dem zurückzukehren, was allen wichtig ist. Und ein Check-out ist ein Feedback für die Moderation.

7 Erfolgsfaktoren für die effektvolle agile Retrospektive

Die agile Retrospektive gehört zu den anspruchsvollen Events eines jeden agilen Arbeitszyklus. Wenn sie nicht sogar das wichtigste Meeting eines jeden Teams ist, ob agil oder nicht. Doch, was macht eine agile Retrospektive erfolgreich? Was sind relevante Erfolgsfaktoren, die du beachten solltest?

Erfolgsfaktor Nummer 1: Immer im Fokus

Die agile Retrospektive betrachtet die Zusammenarbeit im Team. Nicht mehr und auch nicht weniger. In der agilen Retrospektive haben Themen keinen Platz, die ausserhalb dessen liegen. Es geht nicht um Ergebnisbetrachtung und schon gar nicht um endlose Diskussionen darüber, was im Tagesgeschäft passiert oder was mal wieder aus irgendwelchen Gründen liegen geblieben ist. Und schon gar nicht geht es darum mit dem Finger auf andere zeigen, die nicht zum Team gehören.

Erfolgsfaktor Nummer 2: Wir vertrauen einander

Das Event basiert auf Vertrauen. Das Vertrauen darauf, dass keine:r dem/der anderen Schaden zufügen will. Dass wir uns nur gemeinsam entwickeln können. Dass es ein Miteinander und kein Gegeneinander gibt. Dass wir uns aufeinander verlassen können. Und wenn das nicht so ist, dann ist die agile Retrospektive eine Chance genau daran zu arbeiten.

Erfolgsfaktor Nummer 3: kontinuierliche Verbesserung

Wir wollen uns stetig verbessern. Es gibt keinen Punkt, an dem wir in unserer Zusammenarbeit alles erreicht haben. Eine Situation in der wir von uns behaupten, besser geht nicht. Es geht immer mehr. Agile Retrospektiven decken auf, machen bewusst, zeigen die Punkte auf, die Potential haben. Immer und immer wieder. Und diese Haltung ist unabdingbar.

Erfolgsfaktor Nummer 4: es geht nur miteinander

Eine agile Retro ist für alle da und alle entscheiden gemeinsam. Kollaboration - Zusammenarbeit ist das Schlüsselwort. Dieses Event ist ein Zusammenarbeitsmeeting, das nicht nur darauf abzielt uns als Team darin zu verbessern auch gleichzeitig der Spiegel der Zusammenarbeit ist. Sorge für Rahmenbedingungen, in denen das möglich ist. Hier geht es nicht um Vorträge einzelner.

Erfolgsfaktor Nummer 5: jede Meinung ist wichtig

Und gerade weil es nicht darum geht, dass einzelne sich hervortun, ist Beteiligung aller so wichtig. Denn wie wertvoll ist es, auch die stillen Teammitglieder:innen zu Wort kommen zu lassen. Sodass alle Aspekte erzählt werden können. Die Retrospektive ist für alle da und alle können einen Beitrag leisten.

Erfolgsfaktor Nummer 6: klares Zeitmanagement

Wer glaubt, mehr Zeit bedeutet mehr und bessere Inhalte, der irrt. Menschen neigen dazu, Dinge zu verschlimmbessern, wenn sie mehr Zeit haben. Eine agile Retrospektive braucht klare Zeitvorgaben. Sei es die Gesamtdauer des Meetings oder auch die einzelnen Phasen. Alles hat eine Timeline und wir halten uns strikt daran. Aber Achtung: wer nun glaubt, wenig Zeit = gute Retrospektive ist auf dem Holzweg. Eine gute Retrospektive braucht Zeit. Diese Meeting ist nichts für "zwischen Tür und Angel".

Erfolgsfaktor Nummer 7: Ein Rahmengestalter

Und zu guter Letzt. Eine agile Retrospektive braucht einen (durchsetzungs-) starken Moderator. Eine:n, der / die den Hut aufhat. Jemand der die Regeln festlegt, der Veranstalter ist. Die eine Person, die die Methoden im Blick, die Phasen im Griff hat. Moderator:innen gestalten effektvolle Events, sorgen für das nötige Commitment und sichern die Ergebnisse, damit nichts und niemand vergessen wird.

Wer nimmt an der agilen Retrospektive teil?

Retros sind Team-Events, bei denen es um Zusammenarbeit geht und bei denen sich alle gemeinsam in ihren Prozessen und ihrer Kommunikation kontinuierlich verbessern wollen.

Liegt also nahe, dass auch alle Teammitglieder an der Retrospektive teilnehmen. Jede:r, der / die einen Beitrag zur Verbesserung leisten kann, alle die Aktien im Spiel haben.

Teilnehmer der Retrospektive sind:

das eigentliche Team
Abhängig vom Arbeitsmodus alle agilen Rollen, wie SCRUM-Master, OKR-Facilitator, Product Owner etc.
Und auch wenn es mal traditionelle Teamstrukturen gibt: Teamleiter:innen und Projektleiter:innen

Agile Retrospektiven sind dafür geschaffen, genau da anzusetzen, wo es Hindernisse im Miteinander gibt. Und gemeinsame Lösungen zu entwickeln. Und auch mal alles das zu stärken, was dem Team dabei hilft, echte psychologische Sicherheit zu erleben.

Dein Tool-Baukasten für agile Retrospektiven

Methoden gibt es viele.

Hier kommen ein paar Beispiele:

Regeln und vereinbarungen treffen

Agile Retrospektiven brauchen Vereinbarungen. Eine der wichtigsten Vereinbarungen, wenn nicht sogar die wichtigste, zahlt auf Vertrauen ein: Die Vegas Regel. Sie besagt, dass alles, was in der Retrospektive besprochen wird auch innerhalb des Teams bleibt. Um Vereinbarungen zu treffen, macht es Sinn, alle weiteren Regeln gemeinsam zu sammeln.

Der Klassiker: Die Segelboot Retrospektive

In der Phase "Gather Data" haben sich Metaphern bewährt. Eine besonders beliebte Methode ist die Segelboot Retrospektive. Hier sammeln alle Teammitglieder:innen die wichtigsten Erkenntnisse des letzten Arbeitszyklus auf einem Chart. Leitfragen sind: "Was hat uns im letzten Zyklus ausgebremst?"; "Was hat uns ordentlich nach Vorne gebracht?" und "Was waren die großen und kleinen Problemchen, die uns gefährlich wurden?" Aus den Gedanken werden dann Ableitungen hergestellt und next Steps definiert.

Zum Check-out Entscheidungen fällen

Ideen brauchen einen Transfer in die Praxis. Am Ende der agilen Retrospektive schaut das Team nochmals auf die Erkenntnisse und entscheidet gemeinsam, was alles sie in den nächsten Zyklus mitnehmen. Hierfür ist die "Keep, Drop, Try" - Methode nützlich. Einmal nochmal reflektieren und dann entscheiden. Was machen wir weiter, was werfen wir weg und was probieren wir aus?

Zu jeder Phase der agilen Retrospektive das passende Tool finden: Schau doch mal in den Retromat.

Aber Achtung: Bei Retrospektivem gilt mehr denn je: Reagieren auf Veränderungen vor Befolgen eines Plans.

Wer glaubt, dass Retrospektiven in allen Phasen planbar sind, wird schnell enttäuscht. Nur ein Moderator, der flexibel auf die Gedanken des Teams reagieren kann, wird gute Events mit Wirkkraft durchführen.

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Kontakt

Agile Retrospektiven mit Planetagile.

Wir haben Energie

Unsere Moderator:innen bringen den nötigen Spirit in deine Retrospektiven. Volle Energie voraus und auf den richtigen Kurs. Damit Wirkung entsteht

Wir haben Ideen

Bei uns ist keine Retro wie die andere. Denn wir bringen einen vollgepackten Werkzeugkoffer mit. Immer die passende Methode für dich.

Wie empowern

Unser Ziel ist es, dich zu befähigen. Denn nicht wir sind es, die deine Retros gestalten. Wir helfen dir, den nötigen Gestaltungsraum zu entwickeln.

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"Viele kamen allmählich zu der Überzeugung, einen großen Fehler gemacht zu haben, als sie von den Bäumen heruntergekommen waren."

Douglas Adams // Autor "The Hitchhikers Guide to the Galaxy"

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